Timemanagement voor beginners: Praktische tips

In de drukke en veeleisende wereld van vandaag de dag is goed timemanagement een must voor iedereen om productief te blijven en stress te verminderen. Voor beginners kan het lastig zijn om een effectieve manier te vinden om goed met hun tijd om te gaan. Daarom delen we in dit blogartikel een aantal praktische tips met je. Geen tijd te verliezen😉, op naar de eerste tip!

1. Stel duidelijke doelen

Maak je doelen specifiek en meetbaar:

• SMART-doelen: Zorg dat je doelen Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn. SMART-doelen helpen je om je doelen helder te formuleren en een concreet actieplan te maken. En doordat je doelen realistisch zijn, blijf je meer gemotiveerd.
• Prioriteren: Bepaal welke doelen het belangrijkste zijn en richt je eerst op deze doelen. Dit helpt je om gefocust te blijven en je energie op de juiste taken te richten. Ook voorkom je op deze manier dat je belangrijke deadlines mist.

2. Maak een planning

• Maak elke ochtend een to-do lijst met de taken die je die dag wilt afronden. Dit geeft je een duidelijk overzicht van wat er moet gebeuren.
• Weekplanning: Plan aan het begin van elke week je belangrijkste taken en afspraken. Dit helpt je om je tijd efficiënter in te delen en onverwachte taken beter op te vangen.

3. Prioriteiten stellen

Gebruik hiervoor de Eisenhower-matrix. Deze matrix heeft vier kwadranten om taken in te delen op basis van urgentie en belangrijkheid. Dit helpt je om te bepalen welke taken je eerst moet uitvoeren en welke je kunt uitstellen, elimineren of delegeren. Dit zijn de vier kwadranten waarin je jouw taken kunt verdelen:

• Belangrijk en urgent: Direct doen.
• Belangrijk, maar niet urgent: Inplannen.
• Urgent, maar niet belangrijk: Delegeren.
• Niet urgent en niet belangrijk: Elimineren.

Een alternatief voor de Eisenhower-matrix is de ABC-methode. Hiermee deel je taken in in categorieën A, B en C. A-taken zijn het belangrijkst, B-taken zijn middelmatig belangrijk en C-taken zijn het minst belangrijk. Werk eerst aan de A-taken en ga vervolgens naar de B- en C-taken.

4. Vermijd afleidingen

Een van de grootste killers als het om timemanagement gaat, zijn afleidingen. Creëer daarom een  werkomgeving met zo min mogelijk afleiding:

• Zorg voor een rustige werkplek waar je niet snel wordt afgeleid. Dit kan een aparte kamer zijn of een rustige hoek in je huis.
• Houd je werkplek netjes en georganiseerd. Een opgeruimde ruimte helpt je om je beter te concentreren.
• Schakel meldingen van sociale media en onbelangrijke apps uit tijdens het werken.

5. Neem regelmatig pauzes

Niemand is een robot, dus constant doorwerken om veel gedaan te krijgen werkt juist averechts. Neem daarom regelmatig pauze. Je kunt hiervoor bepaalde technieken toepassen, zoals:

• Werk in sessies van 25 minuten gevolgd door een pauze van 5 minuten. Na vier sessies neem je een langere pauze. Dit helpt je om gefocust te blijven en voorkomt uitputting.
• Sta regelmatig op om te bewegen, strek je uit of maak een korte wandeling. Dit helpt je om fris en energiek te blijven.

6. Reflecteer en verbeter

• Neem aan het eind van elke dag een paar minuten de tijd om te reflecteren op wat je hebt bereikt en wat er beter kan. Dit helpt je om continu te verbeteren.
• Evalueer aan het eind van de week je voortgang en pas je planning voor de volgende week aan op basis van wat wel en niet werkte. Zo wordt je iedere week iets beter in timemanagement.
• Gebruik een tijdregistratie softwarepakket om je tijd te registreren. Hiermee kan je heel gedetailleerd monitoren hoeveel tijd je aan welke taak kwijt bent. Dit helpt enorm bij het evalueren en verbeteren van je timemanagementvaardigheden. Goed om te weten, er zijn ook projectregistratie softwarepakketten verkrijgbaar, waarmee je op projectniveau tijd kunt registreren. Ideaal voor iedereen die op projectbasis werkt.

Succes!