Doordat er in vrijwel iedere branche een tekort aan personeel is ervaren steeds meer mensen een hoge werkdruk. Daarom is het belangrijker dan ooit om de productiviteit te maximaliseren door effectief en efficiënt te werken. Verhoog ook je productiviteit en pas de tips uit dit artikel toe.
Stel SMART-doelstellingen op
SMART-doelstellingen (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) zorgen ervoor dat je een goed beeld krijgt van wat je kunt bereiken en in welke tijdsspanne je dat kunt doen. Door doelstellingen op te stellen, kun je je werkzaamheden daarop afstemmen en een haalbare planning opstellen.
Maak een to-do lijst
Als je doelstellingen hebt vertaald naar een planning kun je vervolgens een to-do lijst opstellen, zodat je inzichtelijk krijgt welke taken wanneer af moeten zijn. Prioriteer taken op basis van urgentie. Zorg ervoor dat je realistische verwachtingen hebt over wat je in een bepaalde tijdsspanne kunt bereiken. Door regelmatig te reflecteren kun je de verwachtingen steeds realistischer maken.
Gebruik time blocking
Plan je dag in blokken op en wijs specifieke taken aan elk blok toe. Door specifieke tijdsloten te reserveren voor bepaalde activiteiten, minimaliseer je multitasking en verbeter je je concentratie op één taak tegelijk.
Elimineer afleidingen
Ga voor jezelf na welke afleidingen er zijn waardoor je jouw werk niet op tijd af kunt krijgen. Voorbeelden van afleidingen zijn mobiele telefoons waarop je tijdens werkuren privéberichten krijgt, troep op je werkplek dat je gaat opruimen terwijl je eigenlijk andere werkzaamheden moet uitvoeren en collega’s die goedbedoeld praatjes komen maken terwijl je daar eigenlijk geen tijd voor hebt.
Natuurlijk moet het wel leuk blijven om je werk te doen, dus je hoeft echt niet iedere afleiding te elimineren, maar je moet ze wel managen. Dat kunt je doen door bijvoorbeeld tijd in te plannen voor pauzes, zodat je je band met je collega’s niet verliest.
Maak gebruik van tijdregistratie software
Houd je tijdsbesteding gedurende een bepaalde periode bij. Dit geeft je inzicht in aan welke werkzaamheden je hoeveel tijd besteedt en waar mogelijke verbeteringen kunnen worden aangebracht. Er zijn verschillende apps en tijdregistratie softwarepakketten beschikbaar die je kunnen helpen bij het registreren van je tijd. Een voorbeeld van een partij die software levert die je modulair kunt opbouwen is Atrea. De modulaire opbouw zorgt ervoor dat je alleen betaalt voor wat je echt nodig hebt. Vergelijk de opties en kies het tijdregistratiesysteem dat het beste op jouw behoefte aansluit.
Neem pauzes
We hadden het net al even over het belang van pauzes. Productiviteit betekent niet dat je continu moet doorwerken. Neem regelmatig korte pauzes om je hersenen op te frissen en vermoeidheid te verminderen. Een korte wandeling of een paar minuten meditatie kunnen wonderen doen voor je focus.
Meten, weten en bijsturen
Het vergroten van je productiviteit is een proces dat continu aandacht vereist. Door de tips die we met je hebben gedeeld in de praktijk toe te passen en consistent te blijven met je inspanningen, kun je niet alleen inzicht krijgen in je productiviteit, maar ook aanzienlijke verbeteringen realiseren. Ontdek wat voor jou het beste werkt en optimaliseer je efficiëntie. Succes!
